Eventualele actiuni anticoncurentiale ale unui salariat sunt atribuite intreprinderii din care acesta face parte. Chiar daca un astfel de comportament nu a fost incurajat sau tolerat de personalul din conducere, se considera ca intreprinderea a incalcat legea.
Autoritatea de concurenta a publicat un ghid de bune practici privind conformarea cu regulile de concurenta
Pe de o parte, un program de conformare trebuie sa urmareasca prevenirea riscului de incalcare a legislatiei, care este semnificativ asa cum aratam anterior, iar pe de alta sa puna la dispozitie mijloace de detectare si gestionare a incalcarilor care nu au putut fi evitate in prima instanta.
Pentru a atinge aceste doua obiective esentiale, respectiv de preventie si de gestionare a riscurilor, managementul societatilor ar trebui sa se asigure ca programul de conformare cuprinde mai multe actiuni concrete, precum:
- Includerea conformarii cu legislatia concurentei in politicile interne ale companiei;
- Nominalizarea unui reprezentant al conducerii pentru a coordona eforturile de conformare. Persoana numita sa aiba credibilitate, pregatire de specialitate, autoritate, autonomie decizionala si resurse. Intr-o companie de dimensiuni reduse, aceasta poate fi administratorul sau consilierul juridic si in intreprinderi mai mari poate fi directorul juridic sau ofiterul de conformitate;
- Implementarea programului va fi eficienta daca nu este considerata o formalitate, este permanent actualizat, se concentreaza pe zonele cu vulnerabilitati pentru specificul activitatii si se raporteaza la dimensiunile companiei, prezenta geografica, activitate etc.
1. Identificarea potentialelor zone de expunere la riscuri de concurenta si evaluarea riscului
Aceasta etapa se poate realiza, de exemplu, prin urmatoarele actiuni:
- Revizuirea celor mai importante contracte comerciale;
- Intalniri si interviuri cu salariatii cheie pentru a identifica probleme cu care se confrunta;
- Evaluarea riscului: exemple de situatii sensibile identificate de analiza de risc si recomandari pentru eliminarea/diminuarea riscurilor.
- Sanctionarea disciplinara a salariatilor care incalca instructiunile;
- Evaluare si imbunatatire permanenta a programului.
- Redactarea de politici interne;
- Educarea salariatilor (sesiuni de training);
- Includerea conformarii ca un criteriu de evaluare anuala a salariatilor;
- Implementarea de proceduri, monitorizare si control:
- Whistle blowing;
- Pastrarea documentelor confidentiale;
- Proceduri in cazul primirii de informatii confidentiale de la terti;
- Proceduri de solutionare a cererilor de consiliere juridica;
- Informarea partenerilor comerciali privind existenta programului de conformare;
- Includerea obligatiei de conformare in fisa postului, etc.